Инструктивно-методическое письмо ВАС РФ от 25 июля 1997 года «О порядке и сроках архивного хранения судебных дел»

    ВЫСШИЙ АРБИТРАЖНЫЙ СУД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 25 июня 1997 года N С2-7/УД-433
О порядке и сроках архивного хранения судебных дел

            В соответствии с совместным решением Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Центральной экспертно-проверочной  комиссии при Федеральной архивной службе России от 25 марта 1997 года "Об изменении сроков хранения судебно-арбитражных дел" направляется подготовленное Управлением делопроизводства Инструктивно-методическое письмо "О порядке и сроках архивного хранения судебных дел".  
   
             Прошу организовать изучение данного письма в аппарате арбитражного суда, обеспечив четкий порядок работы с судебными делами и документами, подлежащими хранению в архиве суда, а также в судебных составах и структурных подразделениях.
    
Первый заместитель председателя
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
М.К.Юков 

    
О порядке и сроках архивного хранения судебных дел
Инструктивно-методическое письмо
             Решением Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 14 марта 1997 года N 1 и последующим совместным решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральной архивной службе России и Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25 марта 1997 года "Об изменении сроков хранения судебно-арбитражных дел" определены новые сроки хранения судебно-арбитражных дел и копий судебных решений, для которых ранее был установлен единый срок хранения - 3 года после вынесения последнего решения по судебному делу (статьи 80 и 85 "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", М., 1989).     
             Применительно к категориям дел, подведомственность и подсудность которых определены в статьях 22 и 24 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации 1995 года, установлены новые сроки архивного хранения для судебно-арбитражных дел, последние решения по которым принимались начиная с 1 января 1995 года, а также для хранения судебных определений, кассационных и надзорных производств, связанных с этими судебными делами.     
            Исключение составляют судебные дела, рассмотренные в 1992-1995 годах на Пленуме, а в последующем на Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, а также копии судебных решений по всем категориям споров, рассмотренных начиная с 1992 года. Для этих судебных дел и копий судебных решений указанный период отсчета определен исходя из года образовании системы арбитражных судов, создания и начала действия Пленума и Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
I. Судебные дела, копии или подлинники судебных решений, подлежащие хранению в архиве арбитражного суда
     1. Постоянному хранению подлежат следующие судебные дела и копии судебных решений:
     
     1.1. Дела, рассмотренные Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации:
     по экономическим спорам между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации, между субъектами Российской Федерации;
     дела о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, не соответствующих закону и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан.

     
     Дела указанных категорий передаются на государственное хранение архивом арбитражного суда спустя 15 лет после вынесения последнего решения по ним (см. "Основные правила работы ведомственных архивов", М., 1988, раздел 13, пункт 13.1.1).
     
     1.2. Дела по всем категориям споров, рассмотренные на Пленуме (1992-1995 годы) и Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
     
      Указанные дела после получения из Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации передаются в соответствующий судебный состав (судье), при необходимости докладываются руководству арбитражного суда. По окончании ознакомления с возвращенным делом оно незамедлительно передается в архив арбитражного суда.     
      В архиве суда эти дела должны находиться на хранении 10 лет, затем они оформляются для передачи на госхранение по установленной форме (см. "Основные правила работы ведомственных архивов", М., 1988, раздел 13).
     
     1.3. Копии судебных решений по всем категориям споров, рассмотренным начиная с 1992 года.
     
            По истечении установленных сроков хранения судебных дел в архиве арбитражного суда и при отборе дел на уничтожение из этих дел специалистами архива изымаются судебные решения (подлинники или копии), а также другие документы, касающиеся исполнения или отмены решения (кассационная жалоба, апелляция и т.д.). Они подшиваются вместе с решением суда по первой инстанции в хронологическом порядке.     
            Изъятые из дел судебные решения и другие документы подшиваются в папки-дела, предусмотренные номенклатурой, по 250 листов. Хронологическая последовательность размещения судебных документов в папках определяется специалистами архива суда. Этим папкам присваивается номенклатурный индекс и они входят в номенклатуру архива суда. Если сформированы две папки и более, им присваиваются порядковые номера.     
            Эти судебные документы последующей сдаче на госхранение не  подлежат.     
            Поскольку судебные дела, передаваемые на госхранение, в последующем выдаче из государственного архива не подлежат, при передаче на госхранение судебных дел, упомянутых в пунктах 1.1 и 1.2 данного письма, в архиве арбитражного суда оставляются копии судебных актов из этих дел.     
            Указанные копии формируются в папки (номенклатурные дела) отдельно от судебных документов по другим категориям дел. Им также присваивается номенклатурный индекс, они входят в номенклатуру архива и хранятся в архиве арбитражного суда постоянно. На госхранение указанные материалы не передаются.     
            Копии процессуальных документов, остающиеся в судебных составах, подразделениях суда, в соответствии с утвержденной для них номенклатурой дел хранятся в течение установленных ранее сроков, то есть 3 года, а затем подготавливаются к уничтожению специалистами по делопроизводству этих судебных составов и подразделений по согласованию с архивом арбитражного суда.
     
     2. Со сроком "10 лет ЭПК" подлежат хранению следующие дела, рассмотренные арбитражными судами:     
     о признании права собственности;     
     об истребовании собственником или иным законным владельцем имущества из чужого незаконного владения;
     
     о нарушении прав собственника или иного законного владельца, не связанном с лишением владения;     
     об установлении фактов, имеющих значение для возникновения, изменения или прекращения прав организаций и граждан в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности (об установлении фактов, имеющих юридическое значение);     
     о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, не соответствующих законам и иным нормативным правовым актам и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан;
     
     об обжаловании отказа в государственной регистрации либо уклонения от государственной регистрации в установленный срок организации или гражданина и в других случаях, когда такая регистрация предусмотрена законом;     
     о несостоятельности (банкротстве) организаций и граждан.

     
     Понятие "10 лет ЭПК" означает, что срок хранения подпадающей под него определенной категории дел может быть изменен по предложению экспертной комиссии (ЭК) арбитражного суда, если ЭК сочтет необходимым увеличить срок хранения для наиболее актуальных и значимых категорий дел, вынесенные судебные акты по которым могут иметь важное правовое значение для обеспечения юридической защиты прав и законных интересов организаций и граждан, содействия укреплению законности и предупреждению правонарушений в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности.     
     Предложения ЭК арбитражного суда вносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего управления Федеральной архивной службы России, представитель которого входит в состав ЭК арбитражного суда и является куратором архивного делопроизводства в конкретном арбитражном суде в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1988, раздел 3, пункт 3.2.8).     
     Протокол заседания ЭК арбитражного суда оформляется по установленной "Основными правилами работы ведомственных архивов" (раздел 3, пункт 3.2.10, см. приложение 1 к настоящему письму) и представляется в экспертно-проверочную комиссию соответствующего управления Федеральной архивной службы России для утверждения.     
     3. Со сроком три года подлежат хранению следующие дела:     
     о разногласиях по договору, заключение которого предусмотрено законом или передача разногласий по которому на разрешение арбитражного суда согласована сторонами;     
     об изменении условий или о расторжении договоров;     
     о неисполнении или ненадлежащем исполнении обязательств;     
     о возмещении убытков;     
     о взыскании с организаций и граждан штрафов государственными органами, органами местного самоуправления и иными органами, осуществляющими контрольные функции, если федеральным законом не предусмотрен бесспорный (безакцептный) порядок их взыскания;
     
     о возврате из бюджета денежных средств, списанных органами, осуществляющими контрольные функции, в бесспорном (безакцептном) порядке с нарушением требований закона или иного нормативного правового акта;     
     о признании не подлежащим исполнению исполнительного или иного документа, по которому взыскание производится в бесспорном (безакцептном) порядке;     
     и другие дела, подведомственные арбитражным судам и не упомянутые в пунктах 1 и 2 данного раздела.
II. Производства по судебным делам, судебные акты и их копии, подлежащие хранению в судебных составах или
подразделениях арбитражного суда
     
     1. Со сроком пять лет подлежат хранению следующие производства:     
     производства по делам, рассмотренным в кассационной инстанции;     
     надзорные производства по заявлениям и протестам о пересмотре дел в порядке надзора.     
     2. Со сроком один год подлежат хранению следующие судебные акты и их копии:     
     определения об отказе в принятии или о возвращении искового заявления, или об оставлении иска без рассмотрения;     
     копии определений и постановлений по жалобам и делам, рассмотренным в апелляционной инстанции.
     
III. Общие вопросы архивного делопроизводства      
     Судебно-арбитражные дела после принятия последнего решения по ним подготавливаются непосредственно в судебном составе для передачи в архив суда по правилам, изложенным в разделе 22 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российском Федерации "Передача дел на архивное хранение".     
     Передача судебных дел в архив суда производится только по сдаточной описи, составляемой в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются специалистом по делопроизводству судебного состава, подготовившим дела к сдаче в архив, и в обязательном порядке визируются (согласовываются) председателем судебного состава (судьей). После принятия дела первый экземпляр сдаточной описи остается в архиве суда, второй хранится в судебном составе. Оба экземпляра должны быть подписаны заведующим (специалистом) архива, принявшим дела.     
     Вся техническая работа при оформлении дел для передачи в архив суда (нумерация листов дела, составление внутренней описи, переплет дела и т.д.) должна быть выполнена специалистом судебного состава в точном соответствии с разделами 19 и 20 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации.     
     Особое внимание специалисты архива должны уделить полистной проверке принимаемых судебных дел. В судебном деле должны быть все документы, внесенные во внутреннюю опись, которая заверяется подписью специалиста судебного состава. Если из дела были выданы какие-либо документы, указанные во внутренней описи, об этом должна быть сделана соответствующая отметка в графе внутренней описи "Примечание".     
     В связи с установлением дифференцированных сроков хранения судебных дел сроки хранения проставляются только судьями на лицевой стороне обложки дела. Если судебное решение вынесено по различным категориям споров, то срок хранения не суммируется, а устанавливается применительно к категории дел, для которой предусмотрен максимальный срок хранения.     
     Все судебно-арбитражные дела, последнее решение по которым было принято до 1995 года, за исключением дел, рассмотренных на Пленуме и Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, хранятся по ранее установленному сроку -3 года.     
     Из архива суда дело может быть выдано только по письменной заявке судей или руководителей самостоятельных структурных подразделений суда.     
     Судебные дела, срок хранения которых истек, подготавливаются к уничтожению по акту (см.приложения 2, 3), который подписывается всеми членами экспертной комиссии и утверждается председателем экспертной комиссии арбитражного суда. Подготовка к уничтожению дел включает в себя изъятие из судебно-арбитражных дел всех металлических предметов (скрепок, скоб) и упаковку дел в бумажные мешки. Вывозом на пункты переработки и сдачей мешков с делами занимаются лица, отвечающие за хозяйственное обеспечение суда.     
     За отбор, подготовку к уничтожению судебно-арбитражных дел, составление и правильное оформление актов на уничтожение отвечает секретарь экспертной комиссии, то есть заведующий архивом суда или лицо, ответственное за ведение архивного делопроизводства суда.
     
Управление делопроизводства
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации

Приложение 1

 
УТВЕРЖДАЮ:

Председатель
 
 
(наименование арбитражного
 
 
суда)
 
 
(и.о.фамилия)
 
 
"

 
"

 
199

 
года
    
    
ПРОТОКОЛ N     
от________199__года
заседания экспертной комиссии
    
     

Присутствовали:
председатель

 

 
 
 
члены комиссии

 

 
Повестка дня:

 

 

 
Слушали:
 
 
 
 
 
 
Выступили:
 
 
 
 
 
 
Решили:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Председатель
экспертной комиссии

 
Протокол вела секретарь

     
Приложение 2  
 
 
(полное наименование арбитражного суда)
 
 
     
     

УТВЕРЖДАЮ

 
Заместитель Председателя
 
 
(наименование суда)

 
Председатель Экспертной комиссии
 
 
(и.о.фамилия)
АКТ N

 

 
"

 
"

 
199

 
года


 
 
 
(коллегия, состав, судья)
 
 
о выделении к уничтожению судебно-арбитражных дел со сроком хранения 3 года
 
 

          
     На основании ст.80 "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989 год) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение судебно-арбитражные дела:     

NN п/п
NN дел
Стороны
Кол-во страниц
Примечание
1
2
3
4
5
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 
 

 
 
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель
Председателя Высшего
Арбитражного Суда
Российской Федерации
М.К.Юков
25.03.97

УТВЕРЖДАЮ
Заместитель
руководителя Росархива
В.А.Еремченко
25.03.97

 

РЕШЕНИЕ
Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве и
Центральной экспертной комиссии Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации
Об изменении сроков хранения судебно-арбитражных дел
    
     
     В соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации обАрхивном фонде Российской Федерации и архивах", руководствуясь "Положением об Архивном фонде Российской Федерации" (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552), а также Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве и Центральная экспертная комиссия Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации     
решили:      
     внести изменения в "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (1989 год) в статьи 80 и 85 и установить следующие дифференцированные сроки хранения судебно-арбитражных дел, начиная с 1995 года (с момента введения в действие Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации):     
     Примечание. Данное решение было разослано в арбитражные суды с письмом от 11.04.97 N С2-7/УД-245.
        1."Постоянно"     
     Дела, рассмотренные Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации:     
     по экономическим спорам между Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации, между субъектами Российской Федерации;     
     дела о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов Президента Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, не соответствующих закону и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан.     
     Дела по всем категориям споров, рассмотренные на Пленуме и Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации с 1992 года.     
     Копии судебных решений по всем категориям споров с 1992 года без последующей сдачи на госхранение.
     2. "10 лет ЭПК"
          Дела, рассмотренные арбитражными судами:     
     о признании права собственности;     
     об истребовании собственником или иным законным владельцем имущества из чужого незаконного владения;     
     о нарушении прав собственника или иного законного владельца, не связанном с лишением владения;     
     об установлении фактов, имеющих значение для возникновения, изменения или прекращения прав организаций и граждан в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности (об установлении фактов, имеющих юридическое значение);
     о признании недействительными (полностью или частично) ненормативных актов государственных органов, органов местного самоуправления и иных органов, не соответствующих законам и иным нормативным правовым актам и нарушающих права и законные интересы организаций и граждан;     
     об обжаловании отказа в государственной регистрации либо уклонения от государственной регистрации в установленный срок организации или гражданина и в других случаях, когда такая регистрация предусмотрена законом;     
     о несостоятельности (банкротстве) организаций и граждан.     
     3."Три года"     
     Все остальные дела, рассмотренные арбитражными судами.     
     4."Пять лет"     
     Производства по делам, рассмотренным в кассационной инстанции;     
     надзорные производства по заявлениям и протестам о пересмотре дел в порядке надзора.     
     5."Один год"     
     Определения об отказе в принятии или о возвращении искового заявления, или об оставлении иска без рассмотрения;     
     копии определений и постановлений по жалобам и делам, рассмотренным в апелляционной инстанции.
     
Председатель
Центральной экспертной комиссии
Высшего Арбитражного Суда
Российской Федерации
М.К.Юков

Председатель
Центральной
экспертно-проверочной комиссии
при Росархиве
В.А.Еремченко